Na hora de escolher um programa de nota fiscal, a primeira pergunta costuma ser: existe um gratuito que resolva? Às vezes existe. Mas o preço da mensalidade é só uma parte da conta. Este artigo mostra o que um programa de nota faz no mínimo, quando o gratuito basta para o seu comércio, que custos não aparecem na mensalidade e o que muda quando você paga por um sistema como o Frenty Fiscal, de R$ 169 por mês. Se preferir ver na prática, a demonstração de dois minutos mostra o fluxo inteiro.

O que um programa de nota fiscal faz, no mínimo

Todo programa de nota fiscal eletrônica precisa fazer quatro coisas: montar o XML da NF-e com os dados da venda, assinar com o certificado digital da empresa, transmitir para a Sefaz e devolver a nota autorizada, com o DANFE, a versão impressa que acompanha a mercadoria. Além disso, precisa guardar os XMLs, porque emitente e destinatário devem mantê-los pelo prazo legal, de pelo menos cinco anos.

Qualquer programa sério, gratuito ou pago, entrega esse mínimo. A diferença está em tudo o que acontece antes e depois da nota.

Existe programa de nota fiscal gratuito?

Por muitos anos, a Sefaz de São Paulo distribuiu um emissor gratuito de NF-e usado por empresas de todo o país. Em 2017 ela deixou de manter o programa e recomendou que as empresas passassem a usar soluções de mercado ou sistemas próprios.

Hoje ainda há opções gratuitas, em geral com limite de notas por mês, poucos recursos ou suporte restrito. Elas resolvem a emissão em si. O que costuma ficar de fora é justamente o que dá trabalho no comércio: o estoque, a entrada das notas dos fornecedores e o financeiro.

O custo que não aparece na mensalidade

Quando a nota fica separada do resto da operação, o custo aparece em horas de trabalho e em erros:

  • Dados digitados duas vezes: a venda sai em um sistema e a nota é emitida em outro, com cliente e produtos digitados de novo.
  • Venda que ninguém faturou: no fim do mês sempre aparece uma venda que não virou nota.
  • Entrada de mercadoria na mão: o XML do fornecedor chega por e-mail, fica parado e a entrada é lançada item por item.
  • Estoque que não bate: a contagem na planilha nunca confere com o sistema, e ninguém sabe ao certo em qual loja o produto está.
  • Financeiro em outro lugar: contas a pagar e a receber em cadernos ou planilhas, sem visão do caixa dos próximos dias.
  • Nota rejeitada: sem cadastro fiscal organizado (NCM, CFOP, CST/CSOSN), a Sefaz devolve a nota e a venda trava.

Some o tempo de cada um desses pontos em um mês e compare com o valor de uma mensalidade. Essa é a conta que decide entre o gratuito e o pago.

Quando o programa gratuito é suficiente

  • Você emite poucas notas por mês e o volume cabe no limite do plano gratuito.
  • Não controla estoque, ou o estoque é tão pequeno que uma planilha resolve.
  • Não recebe notas de fornecedores com frequência.
  • Uma pessoa só emite as notas e cuida do financeiro.

Nesse cenário, o gratuito cumpre o papel. Só confira duas coisas: se ele já traz os campos de IBS e CBS da Reforma Tributária (veja o que muda com a Reforma) e se você consegue baixar os XMLs para o contador.

Quando vale pagar por um sistema

  • A nota precisa sair da venda, sem redigitar.
  • Você recebe XMLs de fornecedores todo mês e quer a entrada automática no estoque.
  • Tem mais de uma loja ou ponto de venda.
  • Mais de uma pessoa usa o sistema.
  • Quer o contas a receber ligado à nota e uma visão do caixa.
  • Precisa de suporte quando a Sefaz rejeita uma nota ou o certificado vence.
Notas autorizadas no Frenty com DANFE em PDF e XML disponíveis em cada linha

O que comparar entre programas pagos

Se você chegou à conclusão de que vale pagar, compare:

  • quantas notas e cupons por mês estão incluídos e o que acontece se passar do limite;
  • quantos usuários o plano permite;
  • se estoque, compras e financeiro vêm no mesmo pacote ou custam à parte;
  • se o XML do fornecedor é importado sozinho;
  • como o sistema avisa sobre rejeições, vencimento do certificado e mudanças legais;
  • como e quando funciona o suporte.

A lista completa, com perguntas para fazer na demonstração, está em sistema para emitir nota fiscal: o que avaliar. E o passo a passo da emissão está no guia emissor de nota fiscal.

Quanto custa o Frenty Fiscal e o que vem junto

O Frenty Fiscal custa R$ 169 por mês, com tudo incluído no mesmo valor:

  • até 3 usuários;
  • 100 notas fiscais e 1.000 cupons (NFC-e) por mês;
  • 100 disparos de WhatsApp e 300 e-mails por mês;
  • emissão de NF-e direto na Sefaz, com DANFE, cancelamento, Carta de Correção e XML em lote;
  • importação automática dos XMLs dos fornecedores e manifestação do destinatário;
  • produtos com estoque por loja, inventário e transferência entre lojas;
  • orçamento, vendas, compras, contas a pagar, contas a receber e fluxo de caixa;
  • suporte por WhatsApp de segunda a sexta, das 9h às 18h.

Se o volume crescer, existe pacote de notas adicional. A contratação é online e leva menos de dois minutos: você informa o CNPJ, confirma o código no WhatsApp e acessa o sistema.

Quer ver antes de decidir? A demonstração do Frenty Fiscal mostra, em cerca de dois minutos, o produto cadastrado com NCM, a venda, a NF-e autorizada e a fatura no contas a receber. Se preferir, fale com um especialista no WhatsApp.

Perguntas frequentes

Existe programa de nota fiscal gratuito oficial?

A Sefaz de São Paulo deixou de manter o seu emissor gratuito de NF-e em 2017. Hoje as opções gratuitas vêm de empresas ou parceiros e costumam ter limite de notas, de recursos ou de suporte.

Programa de nota fiscal gratuito controla estoque?

Em geral, não. Os programas gratuitos se concentram na emissão. Estoque, entrada de notas de fornecedores e financeiro costumam exigir outro sistema ou planilha.

O que acontece se eu passar de 100 notas por mês no Frenty Fiscal?

Você pode contratar um pacote de notas adicional ou mudar para um pacote maior. Um especialista indica a opção que cabe na sua operação.

Preciso de certificado digital mesmo usando um programa gratuito?

Sim. Toda NF-e precisa ser assinada com o certificado digital da empresa, seja qual for o programa. No Frenty, o sistema avisa quando o certificado está perto de vencer.

Consigo trocar de programa de nota fiscal depois?

Sim. As notas já autorizadas continuam válidas e os XMLs devem ser guardados. Por isso vale baixar todos os arquivos antes de trocar de programa e conferir o cadastro de produtos e clientes no sistema novo.