Quem começa a vender para outras empresas logo descobre que a nota fiscal não é só um papel no fim da venda. Ela precisa sair certa, ser autorizada pela Sefaz e ficar guardada por anos. O emissor de nota fiscal é o programa que faz esse caminho. Neste guia, feito para o pequeno comércio, você vê o que ele faz, o que precisa ter antes de emitir a primeira NF-e, o passo a passo da venda até o DANFE e, no fim, como o Frenty Fiscal resolve cada etapa no mesmo sistema do estoque e do financeiro.

O que é um emissor de nota fiscal

Emissor de nota fiscal é o sistema que monta a nota no formato exigido pela Receita (um arquivo XML), assina esse arquivo com o certificado digital da empresa e envia para a Secretaria da Fazenda do estado. A Sefaz confere os dados e devolve a autorização, com um número de protocolo. Só depois disso a nota passa a valer.

Com a autorização na mão, o emissor gera o DANFE, o documento auxiliar que acompanha a mercadoria e que o cliente costuma imprimir. O DANFE não é a nota: a nota é o XML autorizado. Por isso um bom emissor também guarda os XMLs e deixa baixar tudo quando o contador pede.

Qual nota você precisa emitir

Antes de escolher o emissor, vale saber qual documento a sua operação exige:

  • NF-e (modelo 55): venda de mercadoria para outra empresa, transferência entre lojas, devolução ao fornecedor e outras operações com produto. É a nota deste guia.
  • NFC-e (modelo 65): venda no balcão para o consumidor final, emitida pelo PDV no momento do pagamento.
  • NFS-e: nota de serviço, emitida no padrão da prefeitura ou no padrão nacional. É outro documento, com outro emissor.

Quem vende produto e presta serviço precisa das duas coisas. Para quem é comércio, a NF-e e a NFC-e resolvem quase tudo.

O que você precisa ter antes de emitir

  1. CNPJ ativo e inscrição estadual. A NF-e é um documento do ICMS, então a empresa precisa estar inscrita no estado.
  2. Credenciamento na Sefaz. Em muitos estados ele é automático para quem tem inscrição estadual; em outros é um pedido simples no site da Sefaz.
  3. Certificado digital e-CNPJ. O modelo A1 é um arquivo instalado no sistema e vale por um ano; o A3 fica em cartão ou token. Sistemas na nuvem trabalham com o A1.
  4. Cadastro de produtos com dados fiscais. Cada item precisa do NCM (a classificação fiscal do produto), do CFOP (o código que indica o tipo de operação), do CST ou CSOSN (a situação tributária do ICMS; o CSOSN é o usado no Simples Nacional), da origem e da unidade. É aqui que nascem muitas das rejeições.
  5. Cadastro de clientes completo. CNPJ ou CPF, inscrição estadual quando houver e endereço correto.
Cadastro de produto no Frenty com origem, NCM, CFOP e CST/CSOSN preenchidos

Na imagem acima, o cadastro de produto do Frenty com a guia de impostos aberta: origem, NCM, CFOP e CST/CSOSN no mesmo lugar do preço e do estoque.

Passo a passo para emitir NF-e

O caminho é o mesmo em qualquer emissor. O que muda é quanto você precisa digitar em cada etapa.

  1. Registre a venda. O ideal é que a nota nasça da venda já lançada, sem digitar cliente e produtos de novo.
  2. Confira o cliente. Documento, inscrição estadual e endereço precisam bater com o cadastro da Sefaz.
  3. Confira produtos e impostos. NCM, CFOP e tributação de cada item, além de frete e forma de pagamento.
  4. Emita e transmita. O sistema gera o XML, assina com o certificado e envia para a Sefaz.
  5. Acompanhe o retorno. A nota volta autorizada ou rejeitada, com o motivo.
  6. Entregue ao cliente. Imprima o DANFE e envie o XML e o PDF por e-mail.
  7. Feche o ciclo no financeiro. A venda faturada precisa virar conta a receber.

No Frenty, a tela de NF-e tem uma aba Vendas que lista as vendas e ordens de serviço ainda não faturadas. Você clica em Emitir na linha desejada e a nota é montada a partir da própria venda.

Aba Vendas da tela de NF-e do Frenty com vendas e ordens de serviço ainda não faturadas e o botão Emitir

Depois da transmissão, o status é atualizado sozinho. Com a nota autorizada, o DANFE em PDF e o XML ficam disponíveis na mesma linha.

Lista de notas no Frenty com a NF-e autorizada pela Sefaz e os botões de DANFE e XML

Depois da emissão: cancelar, corrigir e guardar

  • Cancelamento: a NF-e autorizada pode ser cancelada dentro do prazo da Sefaz, em geral até 24 horas depois da autorização, desde que a mercadoria não tenha circulado. Confira o prazo da Sefaz do seu estado.
  • Carta de Correção Eletrônica (CC-e): corrige dados que não mudam valores, impostos nem a identificação de quem vende e de quem compra.
  • Guarda do XML: emitente e destinatário devem guardar os XMLs pelo prazo legal, de pelo menos cinco anos. Baixar os arquivos em lote por mês facilita a vida do contador.

Erros mais comuns e como evitar

  • NCM errado ou inexistente: é uma das causas mais comuns de rejeição. Preencha o NCM no cadastro do produto, uma vez só.
  • Inscrição estadual do cliente divergente: confira o cadastro do cliente antes de emitir.
  • Certificado digital vencido: sem certificado válido nenhuma nota sai. Um bom emissor avisa antes do vencimento.
  • Venda esquecida: a venda sai em um sistema, a nota em outro e, no fim do mês, aparece uma venda que ninguém faturou.

No Frenty, quando a nota volta com erro, a própria linha mostra a mensagem da Sefaz em vermelho, logo abaixo do registro. Você corrige e transmite de novo.

Reforma Tributária: o que muda no emissor

A Reforma Tributária trouxe campos novos para o IBS e a CBS no documento fiscal. Na prática, o emissor precisa estar atualizado e o cadastro de produtos, revisado. O Frenty Fiscal alerta sobre mudanças legais, como a Reforma Tributária (IBS/CBS) e a obrigatoriedade do cBenef (o código do benefício fiscal informado no item da nota), antes que elas virem nota rejeitada. Se quiser entender o calendário, veja o artigo Reforma Tributária já começou: sua empresa está pronta para IBS e CBS?

Quanto custa um emissor de nota fiscal

Existem programas gratuitos, com limites, e sistemas pagos que juntam a nota ao estoque e ao financeiro. A comparação completa está em Programa de nota fiscal: gratuito ou pago?. E se você já decidiu pagar, veja o que avaliar em um sistema para emitir nota fiscal.

Como o Frenty Fiscal resolve a emissão

O Frenty Fiscal é o pacote da Frenty para o pequeno comércio que emite NF-e e precisa de estoque e financeiro no mesmo sistema. Por R$ 169 por mês, ele inclui:

  • emissão de NF-e direto na Sefaz, com DANFE, envio por e-mail, cancelamento, Carta de Correção, GNRE e download de XML individual ou em lote;
  • importação automática dos XMLs dos fornecedores, com manifestação do destinatário e entrada da mercadoria sem digitação;
  • produtos com estoque por loja, inventário e auditoria de NCM, CFOP e IBS/CBS;
  • orçamento, vendas, contas a pagar, contas a receber e fluxo de caixa;
  • até 3 usuários, 100 notas fiscais e 1.000 cupons (NFC-e) por mês, com suporte por WhatsApp de segunda a sexta, das 9h às 18h.

A contratação é online: você informa o CNPJ, confirma um código no WhatsApp e entra no sistema. Para ver antes, assista à demonstração do Frenty Fiscal, de cerca de dois minutos, ou fale com um especialista no WhatsApp.

Perguntas frequentes

Preciso de certificado digital para usar um emissor de nota fiscal?

Sim. A NF-e só é aceita pela Sefaz se estiver assinada com o certificado digital da empresa. Sistemas na nuvem, como o Frenty, usam o certificado A1, que é um arquivo com validade de um ano.

Qual a diferença entre NF-e e DANFE?

A NF-e é o arquivo XML autorizado pela Sefaz e é ela que tem valor fiscal. O DANFE é a representação impressa que acompanha a mercadoria e ajuda o cliente a consultar a nota.

Posso emitir NF-e sem inscrição estadual?

Para vender mercadoria com NF-e, a empresa precisa de inscrição estadual e de credenciamento na Sefaz do seu estado. Quem só presta serviço emite NFS-e, que é outro documento.

O que fazer quando a nota é rejeitada?

Leia o motivo que a Sefaz devolve, corrija o dado (em geral NCM, CFOP, inscrição estadual ou endereço) e transmita de novo. A nota rejeitada não tem valor e não precisa ser cancelada.

O Frenty Fiscal emite NF-e direto na Sefaz?

Sim. A tela de NF-e transmite a nota para a Sefaz, gera o DANFE, envia por e-mail ao cliente e permite cancelar, emitir Carta de Correção e baixar os XMLs individualmente ou em lote por mês.